Chuyển đổi số Quy trình phân mảnh & Số hóa Phê duyệt bằng Microsoft Power Platform, Ký số và Real-time Dashboard

Trước khi thực hiện chuyển đổi số, doanh nghiệp đối mặt với bài toán vận hành thủ công vô cùng phức tạp và rời rạc, làm giảm đáng kể tốc độ tăng trưởng:

• Dữ liệu phân mảnh trên Excel: Mọi thông tin đơn hàng, chi phí và tiến độ vận hành đều được lưu trữ trên hàng trăm file Excel riêng lẻ của từng nhân viên. Dữ liệu không được liên kết trực tiếp, dẫn đến tình trạng sai lệch thông tin và mất nhiều thời gian để tổng hợp, đối soát.
• Quy trình phê duyệt "tắc nghẽn" qua Chat & Giấy tờ: Việc trao đổi công việc, xin phê duyệt tạm ứng, chi phí, hoặc duyệt hợp đồng diễn ra rải rác trên các ứng dụng chat (Zalo, Teams) và ký giấy tờ trực tiếp. Người quản lý dễ bị trôi tin nhắn, việc ký duyệt trực tiếp mất từ 1 - 2 ngày nếu lãnh đạo đi công tác.
• Thiếu báo cáo tức thời (Real-time Oversight): Ban Giám đốc không thể nắm bắt tình hình tài chính và tiến độ vận hành theo thời gian thực. Các báo cáo chỉ được tổng hợp vào cuối tháng/cuối quý bằng thủ công, làm mất đi tính kịp thời khi cần đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng.

Hệ thống đã triển khai giải pháp chuyển đổi số toàn diện dựa trên nền tảng Microsoft Power Platform kết hợp công nghệ Ký số di động và Hệ thống thông báo tức thời:

• Chuẩn hóa dữ liệu với Power Apps & Power Automate: Xây dựng ứng dụng nội bộ (Power Apps) trực quan trên điện thoại và máy tính, thay thế hoàn toàn việc nhập liệu thủ công vào các file Excel phân mảnh. Toàn bộ dữ liệu được đẩy về hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung an toàn trên Cloud.
• Tự động hóa luồng phê duyệt (Workflows) & Tích hợp Ký số:
  • Sử dụng Power Automate để tự động hóa 100% luồng xin phê duyệt.
  • Tích hợp giải pháp Ký số bảo mật (Digital Signature), cho phép cấp quản lý thực hiện phê duyệt, ký số hợp đồng hoặc phiếu chi ngay trên điện thoại di động mọi lúc mọi nơi, đảm bảo tính pháp lý cao nhất và hoàn toàn không giấy tờ (Paperless).
• Thông báo tức thời (Instant Notifications): Ngay khi có đơn hàng mới hoặc yêu cầu phê duyệt, hệ thống sẽ tự động bắn thông báo tức thời (Push Notification) qua Microsoft Teams/Zalo hoặc App trên điện thoại của người duyệt, giảm tối đa thời gian chờ đợi.
• Real-time Dashboard (Power BI): Xây dựng hệ thống bảng điều khiển trực quan cập nhật dữ liệu tự động theo thời gian thực (Real-time), giúp Ban lãnh đạo theo dõi sát sao dòng tiền, hiệu suất vận hành và doanh thu mọi lúc.